Hinweisgebersystem
Unser Hinweisgebersystem
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipien unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat in der Volkswagen Bildungsinstitut GmbH oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Beschäftigten oder denen unserer Geschäftspartner zu erfahren und dieses zu unterbinden. Daher haben wir das Zentrale Aufklärungs-Office beauftragt, ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem für uns zu betreiben.
Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber*innen, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken.
Dazu gehört auch, dass wir die Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation bieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeber*innen zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgeber*innen und allen Personen, die zu Untersuchungen bei Volkswagen Bildungsinstitut GmbH beitragen, werden nicht toleriert. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.
Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?
Qualifizierte und erfahrene Mitarbeitende des Zentralen Aufklärungs-Offices im Volkswagen Konzern prüfen alle Meldungen auf potenzielle schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkwagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach.
Als Hinweisgeber erhalten Sie zunächst eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office Ihren Hinweis u.a. auf Basis Ihrer Informationen. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potenziellen schweren Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falles beauftragt. Nach deren Abschluss bewertet das Aufklärungs-Office die Ergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionierungs-Empfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus (die Bearbeitungszeit kann variieren) Ihres Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden Ihnen unverzüglich mitgeteilt.
Potenzielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken können ebenfalls an das Zentrale Aufklärungs-Office gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Zentrale Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.
Weitere Informationen zu den Verfahrensgrundsätzen des Volkswagen Konzernbeschwerdeverfahrens finden Sie hier.
Wie kann eine Verdachtsmeldung eines potenziellen Fehlverhaltens an unser Hinweisgebersystem gemeldet werden?
Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle für die Meldung von potenziellem Fehlverhalten von Beschäftigten der Volkswagen Bildungsinstitut GmbH bzw. des Volkswagen Konzerns, Verstöße gegen den Verhaltenskodex für Geschäftspartner oder schwerwiegende Risiken und Menschenrechts- oder Umweltverletzungen.
Dies berührt jedoch nicht das gesetzlich verankerte Recht, sich wie unten beschrieben, an die zuständigen Behörden zu wenden.
Sie erreichen das Zentrale Aufklärungs-Office des Volkswagen Konzerns per Mail über die folgende Adresse: io@volkswagen.de.
Postanschrift / persönlich - Zentrales Aufklärungs-Office
Postanschrift:
Volkswagen AG
Zentrales Aufklärungs-Office
Postfach 1717
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg
Lokale Anlaufstelle:
Compliance Officer der Volkswagen Bildungsinstitut GmbH
Glauchauer Straße 40
08058 Zwickau
E-Mail: compliance-integrity-VWS@volkswagen.de
Ombudsleute
Der Volkswagen Konzern hat externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) bestellt, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von Hinweisgeber*innen - auf Wunsch auch anonym - an das Zentrale Aufklärungs-Office weitergeleitet werden.
Wenn Sie mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchten, finden Sie alle notwendigen Informationen unter https://www.ombudsperson-frankfurt.de/volkswagen/.
Online-Meldekanal
Sie haben die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform in mehr als 65 Sprachen mit dem Zentrale Aufklärungs-Office in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt. Es bietet die Möglichkeit, Hinweise anonym abzugeben.
Sie können den Online-Meldekanal über den folgenden Link aufrufen: https://goto.speakup.report/volkswagen.
Sprachnachricht per Telefon
Sie können uns 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche eine telefonische Nachricht hinterlassen. Nach der Eingabe der Telefonnummer (die für das Land gilt, in dem Sie sich befinden) werden Sie aufgefordert, den dazugehörigen Organisationscode einzugeben. Dann können Sie Ihre Meldung als Sprachnachricht abgeben. Das Zentrale Aufklärungs-Office erhält davon lediglich eine Abschrift. Wählen Sie sich wieder ein, um die Antwort oder weitere Fragen unseres Teams zu hören.
Wählen Sie die Telefonnummer aus dieser Auflistung für Ihr Land oder Ihre Region und halten Sie den entsprechenden Organisationscode: 122203 bereit. Für den Anruf aus Deutschland wählen Sie bitte: 0800-18 18 952.
SpeakUp App
Sie können auch die App "SpeakUp-Listen for a change" von People Intouch herunterladen (nur für private Geräte), um auf das sichere Meldesystem zuzugreifen.
Über die App können Sie Ihre Meldung schriftlich einreichen oder eine Sprachnachricht (auch anonym) hinterlassen.
Sie benötigen den Organisationscode: 122203.
Loggen Sie sich wieder ein, um die Antwort unseres Teams zu sehen oder weitere Fragen zu beantworten.
Um die App herunterzuladen, können Sie auch den QR-Code scannen 
.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie einen lokalen Ansprechpartner?
Fragen oder Verbesserungsvorschläge hinsichtlich des Hinweisgebersystems können Sie ebenfalls an das Zentrale Aufklärungs-Office richten.
Wenn Sie im Rahmen einer Ermittlung befragt wurden, haben Sie die Möglichkeit, den Ombudsleuten als unabhängige Stelle eine Rückmeldung zu geben.
Darüber hinaus können Sie sich bei allen Angelegenheiten rund um das Hinweisgebersystem gern an den Compliance Officer per Mail unter: Compliance-Integrity-VWS@volkswagen.de wenden.
Externer Meldekanal für Deutschland
Folgende von der deutschen Regierung ernannte Behörde nimmt als externer Meldekanal ebenfalls Hinweise auf potenzielles Fehlverhalten entgegen: BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt).
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Our whistleblower system
Compliance with legal regulations, internal rules and the principles of our Code of Conduct and the Code of Conduct for Business Partners is a top priority at Volkswagen Bildungsinstitut GmbH. The success of our compnay is based on integrity and compliance. In order to meet this requirements, it is important to learn about possible misconduct by own employees or those of business partners and to prevent it. Therefore, we have commissioned the Central Investigation Office of Volkswagen Group to operate an independet, impartial and confidential whistleblower system for us.
An important pillar of our whistleblower system is the principle of a fair trial. It guarantees the greatest possible protection for whistleblowers, affected persons and employees, who participate in the clarification of the reported misconduct.
This also includes offering the possibility of anonymous reporting and communication. We assure that we will not take any measures to identify anonymous whistleblowers, who do not abuse our whistleblower system. Discrimination of whistleblowers and all persons who contribute to investigations at Volkswagen Bildungsinstitut GmbH will not be tolerated. The presumption of innocence applies to those affected until the violation is proven. The investigations are carried out with the utmost confidentiality. The information is processed in a fair, fast und secure process.
How do we process your report?
Qualified and experienced employees at the Central Investigation Office in the Volkswagen Group thoroughly examine all reports of potential serious violations of the rules by employees of the Volkswagen Group and investigate them systematically.
As a whistleblower, you will receive an acknowledgement of receipt. The Central Investigation Office will then evaluate your report on the basis of your information, among other things. This includes the use of information especially from the whistleblower. Only if there is an initial suspicion of a potential serious violation of the rules, an appropriate investigation unit is commissioned to investigate the case. After completion of the investigation, the Central Investigation Office evaluates the results and, in the event of misconduct detected, makes a suitable sanction recommendation. Information about the processing status (the processing time may vary) of your reports and the result of a possible investigation will be communicated to you immediately and the outcome of the procedure will be given to you without undue delay.
Potential violations of the Code of Conduct for Business Partners, including serious risks can also be reported to the Central Investigation Office. This also applies to other reports that require immediate action by the company. The Central Investigation Office informs the responsible authorities, who will process the facts accordingly. This includes, in particular, necessary measures to minimize or end violations and/or risks.
Further information on the procedural principles of the Volkswagen Group complaints procedure can be found here.
How can a suspicious activity report of a potential misconduct be reported to our whistleblower system?
The whistleblower system offers various channels for reporting potential misconduct by employees of Volkswagen Bildungsinstitut GmbH or of the Volkswagen Group, violations of the Code of Conduct for Business Partners or serious risks and human rights or the environmental violations.
However, this does not affect the statutory right or apply to the competent authorities as described below.
You can reach the Volkswagen Group Information Office by e-mail at the following adress: io@volkswagen.de.
Postal address / in person - Central Investigation Office
Postal address:
Volkswagen Group
Central Investigation Office
Box 1717
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg
Germany
Local Contact:
Compliance Officer of Volkswagen Bildungsinstitut GmbH
Glauchauer Straße 40
08058 Zwickau
e-mail: compliance-integrity-VWS@volkswagen.de
Ombudsmen
Volkswagen Group has appointed external lawyers (ombudsmen) to advise on the whistleblower system or to ensure that reports from whistleblowers are forwarded to the Central Investigation Office - anonymously if desired.
If you want to contact the ombudsmen you will find all the necessary information via the following link: https://www.ombudsperson-frankfurt.de/volkswagen/.
Online reporting channel
You have the opportunity to get in touch with the Central Investigation Office via an internet-based communication platform in more than 65 languages.
The system is confidential and protected and offers the possibility to submit information anonymously.
You can access the online reporting channel via the follwing link: https://goto.speakup.report/volkswagen.
Voice message by phone
You can leave us a phone message 24 hours a day, 7 days a week. After entering the phone number (which is for the country you are in), you will be asked to enter the associated organization code. Then you can submit your report as a voice message. The Central Investigation Office only receives a copy of it. Dial in again to hear the answer or further questions from our team.
Choose the phone number from the ones in this listing for your country or region and have the appropriate organization code: 122203 ready. For calls from Germany, please dial: 0800-18 18 952.
SpeakUp App
You can also download People Intouch's "SpeakUp - listen for a change" - app (for personal devices only) to access the secure reporting system. Through this app, you can submit your report in writing or leave a voice message (even anonymously).
You will need the organization code: 122203.
Log back in to see our team's response or answer any additional questions.
To download the app, you can also scan the QR-code .
Do you have any further questions or do you need a local contact person?
Questions or suggestions for improvement regarding the whistleblower system can also be directed to the Central Investigation Office.
If you have been questioned as part of an investigation, you have the opportunity to give feedback to the ombudsmen as an independent body.
In addition, you are welcome to contact the Compliance Officer of Volkswagen Bildungsinstitut GmbH by mail at: Compliance-Integrity-VWS@volkswagen.de.
External Reporting Channel of Germany
The follwing authority appointed by the German government also accept reports of potential misconduct as external reporting channel: BfJ - whistleblower Office (Federal Office of Justice).