Unser Hinweisgebersystem

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipien unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat in der Volkswagen Bildungsinstitut GmbH oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Beschäftigten oder denen unserer Geschäftspartner zu erfahren und dieses zu unterbinden. Daher haben wir das Zentrale Aufklärungs-Office beauftragt, ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem für uns zu betreiben.

Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber*innen, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken.

Dazu gehört auch, dass wir die Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation bieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeber*innen zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisger*innen und allen Personen, die zu Untersuchungen beim Volkswagen Bildungsinstitut beitragen, werden nicht toleriert. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.
 

Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?

Qualifizierte und erfahrene Mitarbeitende des Zentralen Aufklärungs-Offices im Volkswagen Konzern prüfen alle Meldungen auf potenzielle schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkwagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office Ihren Hinweis. Dies beinhaltet die Heranziehung von Informationen insbesondere vom Hinweisgeber. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potenziellen schweren Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Nach deren Abschluss bewertet das Aufklärungs-Office die Ergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionierungs-Empfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus* Ihres Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden Ihnen unverzüglich mitgeteilt.

Potenzielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken können ebenfalls an das Zentrale Aufklärungs-Office gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.
* Die Bearbeitungszeit kann variieren und hängt u.a. vom Gegenstand des Hinweises ab.

Weitere Informationen zu den Verfahrensgrundsätzen des Volkswagen Konzernbeschwerdeverfahrens finden Sie hier. 

Eine Meldung an unser Hinweisgebersystem abgeben

Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten oder Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner in unserer Lieferkette zu melden, die eine schnelle Überprüfung und, falls notwendig, Reaktion unseres Unternehmens erfordern.

Dies berührt jedoch nicht das gesetzlich verankerte Recht, sich wie unten beschrieben, an die zuständigen Behörden zu wenden.
 

24/7 Hotline

Sie können Meldungen rund um die Uhr über die folgende internationale gebührenfreie Telefonnumer abgeben: +0800 444 46300*.

Sollte Ihr lokaler Telefonanbieter den kostenfreien Service nicht unterstützen, können Sie zur Hinweisabgabe auch die folgende gebührenpflichtige Telefonnummer nutzen: +49 5361 946300.

* In einigen Ländern unterstützen nicht alle Telefonanbieter die kostenlose internationale Hotline. Bitte nutzen Sie in diesem Fall die kostenpflichtige oder die länderspezifische Telefonnummer.

Online-Meldekanal

Sie haben die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform (BKMS-Link) in unterschiedlichen Sprachen mit dem Aufklärungs-Office in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt.

Sollte Ihre bevorzugte Sprache nicht aufgelistet sein, ist eine Meldung auch in jeder anderen Sprache möglich. Zudem können Sie das Aufklärungs-Office ebenso in allen Sprachen per E-Mail oder per Post kontaktieren.
 

Ombudsleute

Der Volkswagen Konzern hat externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) bestellt, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von Hinweisgeber*innen - auf Wunsch auch anonym - an das Aufklärungs-Office weitergeleitet werden.

Wenn Sie mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchten, finden Sie alle notwendigen Informationen unter dem folgenden Link.
 

E-Mail

Sie erreichen das Aufklärungs-Office des Konzern per Mail über die folgende Adresse: io@volkswagen.de.
 

Postanschrift / persönlich - Zentrales Aufklärungs-Office

Postanschrift:
Zentrales Aufklärungs-Office
Postfach 1717
38436 Wolfsburg
Deutschland

persönlich:
Bitte vereinbaren Sie Termine vorab über io@volkswagen.de.
 

Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie einen lokalen Ansprechpartner?

Fragen oder Verbesserungsvorschläge hinsichtlich des Hinweisgebersystems können Sie ebenfalls an das Zentrale Aufklärungs-Office richten.

Darüber hinaus können Sie sich bei allen Angelegenheiten rund um das Hinweisgebersystem gern an den Compliance Officer per Mail unter: Compliance-Integrity-VWS@volkswagen.de wenden.

Externer Meldekanal für Deutschland

Folgende von der deutschen Regierung ernannte Behörden nehmen als externe Meldekanäle ebenfalls Hinweise auf potenzielles Fehlverhalten entgegen: BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt).

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Our Whistleblower System

Complying with statutory regulations and internal rules, and the principles laid down in our Code of Conduct and the Code of Conduct for Business Partners, has top priority at Volkswagen Bildungsinstitut GmbH. The success of our company is based on Integrity and Compliance. To meet these standards, it is important to learn of potential employee misconduct and to put a stop to it. Therefore, we entrusted the Central Investigation Office to operate an independent, impartial and confidential Whistleblower System on our behalf.

A key pillar of our Whistleblower System is the principle of procedural fairness. It also guarantees the greatest possible protection for whistleblowers, persons implicated and employees contributing to the investigation of reported misconduct.

This also includes offering opportunities for anonymous reporting and communication. We assure not to perform any steps in order to identify anonymous whistleblowers, who do not misuse our Whistleblower System. Retaliation of whistleblowers and all persons who contribute to investigations at Volkswagen Bildungsinstitut GmbH will not be tolerated. Persons implicated are presumed innocent until the violation is proven. Investigations will be conducted with the utmost confidentiality. The information will be processed in a fair, fast and protected process.
 

How do we process your report?

The qualified and experienced colleagues at the Investigation Office examine every report for potential misconduct by a Volkswagen Group employee thoroughly and follow it up systematically. First, you will get a confirmation of receipt. The Investigation Office then assesses your report. This includes gathering facts particularly from the whistleblower. Only if this initial evaluation shows grounds for suspicion of violation an investigation by a dedicated Investigating Unit will be started. Afterward, the results of the investigation will be assessed by the Investigation Office and appropriate measures will be recommended. Information about the status* and the outcome of the procedure will be given to you without undue delay.

Potential violations of the Code of Conduct for Business Partners by suppliers, including serious risks and violations of human rights an environment by direct and indirect suppliers, can also be reported to the Investigation Office - as well as reports requiring otherwise immediate action. The Investigation Office will inform the responsible departments, who will process the issue accordingly. This particularly includes taking the necessary measures to minimize or end violations and/or risks.
* The processing time varies depending on the subject of the prodcedure.

Further informations on the procedural principles of the Volkswagen Group complaints procedure can be found  here. 

Making a report to our Whistleblower System

The Whistleblower System offers various channels to report potential employee misconduct that allow a swift review an reaction by our company if necessary.

However this does not affect the statutory right to contact designated authorities as described below.
 

24/7 Hotline

You can make a report at 365 days, 24 hours, using the international toll-free number: +0800 444 46300*.

If you local telepone provider does not support the toll-free service, you can call the following chargeable number: +49 5361 946300.

* Depending on the country you are calling from it is possible that the international toll-free hotline is not available since some telephones network providers do not support the service. If so, please use the offered chargeable number or your country specific number.

Online Reporting Channel

You have the option of using a web-based communication platform (BKMS-Link) to contact the Investigation Office in many languages. This system is confidential and technically secured.

Even if your preferred language is not offered in the reporting channel, you can use any language to submit your report. You can also contact the Investigation Office in any language via e-mail or mail.
 

Ombudspersons

Volkswagen Bildungsinstitut GmbH has appointed external lawyers to act as Ombudspersons. They advise on the Whistleblower System or ensure that reports from whistleblowers are forwarded anonymously to the Investigation Office if desired.

If you want to get in contact with the Ombudsperson you can find their contact details here Link.
 

E-mail

You can get in contact with the responsible Investigation Office for the Volkswagen Group via e-mail: io@volkswagen.de.
 

Postal address / in person - Central Investigation Office

Postal address:
Central Investigation Office
Box 1717
38436 Wolfsburg
Germany

In person:
Please make an appointment in advance by writing an E-mail to io@volkswagen.de.
 

Do you have further questions or do you need a local contact?

Questions or suggestions for improvement concerning the Whistleblower System can also be addressed to the Investigation Office.

Furthermore, the responsible Compliance Officer can also be adressed in all matters of the Whistleblower System via Compliance-Integrity-VWS@volkswagen.de.

External Reporting Channel of Germany?

The german government has defined designated authorities, that also accept reports on misconduct as external report channels. The external reporting channel: BfJ - Whistleblower Office (Federal Office of Justice).